Para los que no conozcáis las metodologías ágiles, podríamos resumirla como la gestión de proyectos de una forma iterativa (que se repite) basada en realizar publicaciones de forma continua y en integrar, siempre que sea posible, la opinión del cliente con cada iteración. Son, por tanto, un conjunto de enfoques de gestión y desarrollo de proyectos que se centran en la flexibilidad, la colaboración, la entrega continua de valor y la adaptación a los cambios, cada vez mas populares y se aplican ya a sectores como marketing, y organización de eventos.
Los equipos que aplican las metodologías ágiles en la gestión de proyectos aumentan su velocidad de desarrollo, expanden la colaboración y fomentan la capacidad de responder mejor a las tendencias del mercado.
Fomenta sobre todo evitar los atrasos en cada acción, el reparto de tareas “sin sentido”, el famoso: “tu haz esto y tu haz lo otro” y la desmesurada carga de trabajo, logrando reducir los residuos que se van dejando de lado y aumentar la transparencia, al tiempo que abordan rápidamente las necesidades cambiantes de sus clientes.
Comparando ambos modelos de gestión, los lineales (clásicos) donde las secuencias de trabajo están claramente definidas y no pasan de fase hasta que la anterior recibe la aprobación final, pero finalizada una fase, puede ser difícil y costoso revisar una etapa anterior, sin embargo, los equipos ágiles pueden seguir una secuencia similar, pero lo hacen en fases más pequeñas con ciclos de feedback regulares, aunque permite centrarse mejor en la documentación de diseños y requisitos ya que la fase de diseño es más metódica y estructurada, pero el coste del evento solo se conoce una vez gestionado el conjunto de todos los procesos con los proveedores, siempre con el riesgo de pérdida de tiempo debido a retrasos y contratiempos que van surgiendo. Al final hay que analizar un montón de presupuestos sobre la mesa.
Con metodologías ágiles es mas sencillo adaptarse a los cambios, como por ejemplo a nuevos requisitos del evento o a imprevistos que surjan y puedan bloquear parte del trabajo, es importante saber pivotar.
Ciclos de feedback más rápidos, los problemas se identifican antes dando visibilidad y responsabilidad a todos los actores, creando relaciones y conexiones entre personas con funciones diferentes para que puedan colaborar y comunicarse de forma eficaz, logran mejorar la productividad y se aprende a priorizar de forma flexible orientados a dar valor, lo que seguro logrará dar una mayor satisfacción al cliente
Muy importante, si quiere implementar principios de metodología ágil, el equipo y las partes interesadas deben tener en cuenta dos conceptos importantes:
- La atención debe centrarse en optimizar el valor de los resultados del equipo. Además, debe ayudar al equipo a priorizar el trabajo más importante.
- El equipo solo puede aceptar trabajo si tiene la capacidad de hacerlo, no debe imponer el trabajo al equipo ni obligarle a comprometerse con plazos arbitrarios.
Resumen:
La metodología ágil de proyectos es un modelo innovador, al proporcionar la flexibilidad necesaria para responder a los cambios durante el ciclo de vida del desarrollo, permite a los equipos hacer eventos de mayor calidad que satisfagan las necesidades de los clientes. Además, motiva a los equipos; fomenta la responsabilidad, la innovación y la mejora continua, permite responder a los cambios sin desbordarse.
En los siguientes artículos del blog daremos las claves necesarias para saber cómo poner en marcha o definir tus estrategias de gestión ágil en la organización de los eventos.
