Para valorar el éxito de un evento, una empresa debe establecer sus criterios y evaluar tanto aspectos cuantitativos como cualitativos. Así, los conocidos como KPIs (Key Performance Indicators), o Indicadores Clave de Desempeño en español. Son métricas utilizadas para medir el rendimiento de una organización, un proyecto o un evento, en relación con los objetivos establecidos.
En el contexto de un evento, los KPIs ayudan a evaluar si los objetivos del evento (como la asistencia, la satisfacción de los asistentes, el retorno de inversión, etc.) se han alcanzado. Los KPIs ofrecen información objetiva sobre cómo está funcionando el evento y qué aspectos necesitan mejorar.
En resumen, los KPIs no son mas que una herramienta, que puede ser esencial, para cualquier empresa que busque medir datos concretos.
Los KPIs pueden clasificarse de muchas maneras, como por ejemplo los que son por áreas (financieros, de ventas, de marketing, etc.), por tipo de objetivo (productividad, calidad, innovación) o por nivel de análisis (estratégicos vs operativos).
Vamos a clasificar algunos que pueden servirte para valora un evento.
1️ Indicadores Cuantitativos (Métricas Medibles)
Asistencia y participación
- Número total de asistentes (presenciales o virtuales).
- Tasa de asistencia vs. inscritos.
- Tiempo de permanencia en el evento (en eventos online).
- Interacción y engagement
- Número de preguntas, comentarios o interacciones en redes sociales.
- Descargas de material (presentaciones, documentos).
- Encuestas respondidas o participación en dinámicas.
Retorno de la inversión (ROI)
- Ingresos generados (entradas, patrocinios, ventas derivadas).
- Costos totales vs. beneficios obtenidos.
- Clientes potenciales captados (leads generados).
Alcance y visibilidad
- Número de menciones en redes sociales y medios.
- Crecimiento de seguidores o engagement en redes.
- Impacto del evento en la marca (nuevas oportunidades de negocio).
2️Indicadores Cualitativos (Experiencia y Percepción)
Satisfacción del asistente
- Encuestas post-evento con preguntas sobre la experiencia.
- Valoración de ponentes, contenidos, organización, tecnología utilizada.
Feedback de patrocinadores y expositores
- ¿Cumplieron sus objetivos de visibilidad y ventas?
- ¿Mostraron interés en colaborar en futuros eventos?
Cobertura mediática y reputación
- Artículos publicados, menciones en blogs o medios relevantes.
- Sentimiento de comentarios en redes (positivo, neutral o negativo).
3️ Comparación con Objetivos Iniciales
- ¿Se cumplieron los objetivos definidos al inicio?
- ¿Hubo imprevistos y cómo se gestionaron?
- ¿Qué aspectos mejorar para futuros eventos?
Conclusión: Una combinación de datos obtenidos de los KPIs y feedback cualitativo ayudará a obtener una visión global del éxito del evento y a mejorar en futuras ediciones.
Si buscas un KPI clave que te ayude a medir el éxito de forma general, te vamos a recomendar 3, aunque y muy importante, siempre dependerá del tipo de evento que quieras organizar.
1️ Tasa de Asistencia (%) → Evalúa el interés real en el evento
Fórmula:
Tasa de asistencia: Número de asistentes & Número de inscritos
Ejemplo: Si se inscribieron 500 personas y asistieron 350, la tasa sería 70%, lo cual indica un buen nivel de compromiso.
📌 ¿Por qué es importante? Te dice si las personas realmente querían asistir o si hubo problemas en la convocatoria.
2️Engagement en Redes Sociales → Mide la interacción y el impacto
Métricas clave:
- Número de menciones y hashtags usados.
- Comentarios y compartidos.
- Crecimiento de seguidores tras el evento.
📌 ¿Por qué es importante? Un alto engagement significa que el evento generó conversación y valor.
3️ Net Promoter Score (NPS) – Nivel de satisfacción
Es una métrica estándar para medir la fidelidad y la satisfacción de los clientes. Es muy útil para evaluar la satisfacción del cliente en cualquier momento. La idea que hay detrás del NPS es sencilla: hay que conseguir una buena puntuación.
Pregunta clave en una encuesta post-evento:
«Del 1 al 10, ¿qué tan probable es que recomiendes este evento/empresa?»
- 9-10 → Promotores (satisfacción)
- 7-8 → Neutros / Pasivos
- 0-6 → Detractores (no les gustó)
Para calcular el NPS, debes dividir el total de cada grupo por la suma de todas las respuestas de la encuesta y restar el porcentaje del total de detractores de la suma de los promotores.
Pongamos un ejemplo sencillo, hemos tenido 1.000 respuestas que se han dividido:
- 20 % Detractores.
- 20 %, Neutros
- 60 %, Promotores.
Esto significa que el NPS es 40.
NPS = %Promotores (600) − %Detractores (200) \ text (1.000)
El NPS puede oscilar lógicamente entre -100 y 100. Si la puntuación es negativa, significa que tienes más detractores que promotores. Ocurre lo contrario si tu puntuación es cero o superior. El objetivo es conseguir una puntuación lo más cercana posible a 100, pero hay que tener en cuenta que obtener una puntuación alta es sorprendentemente difícil. Pero ¿por qué se considera que un NPS de un 7 o un 8 es bajo? Dependerá de cada sector.
¿Por qué es importante? Un NPS alto significa que el evento dejó una impresión positiva.
Estos tres KPIs te darán una visión completa del éxito del evento en términos de asistencia, impacto y satisfacción.
